Wenn Sie sich dazu entschließen, das System dauerhaft in vollem Umfang zu nutzen, können Sie direkt in Ihrem HiOrg-Server über das Menü ‚System > Mein HiOrg-Server‘ eine Bestellung durchführen: Sie erhalten dann eine E-Mail mit anhängender Rechnung. Sobald wir danach einen entsprechenden Zahlungseingang verbuchen, wird Ihnen die Vollversion für den vorausbezahlten Zeitraum freigeschaltet bzw. verlängert. Ein eventuell noch ausstehender Testzeitraum wird zu dieser Laufzeit natürlich hinzugerechnet.

Alternativ können Sie uns auch das Formular „SEPA-Lastschriftmandat“ im HiOrg-Server hochladen oder per Fax zusenden: darauf können Sie ebenfalls die Vollversion von HiOrg-Server bestellen, wir kümmern uns dann um alles weitere.

Die Anzeige dieser Meldung bedeutet, dass uns noch kein unterschriebener Nutzungsvertrag zugesandt wurde. Bitte drucken Sie diesen aus, und senden ihn uns unterschrieben per Fax zu.
Mit dem gebuchten Funktionsumfang oder der Laufzeit Ihres HiOrg-Server PRO /-KURSE hat diese Meldung nichts zu tun! Eventuell nutzen Sie bereits die Vollversion von HiOrg-Server (nach korrekter Bestellung und auch Zahlung der Rechnung) – technisch gesehen wäre dies auch ohne vorliegenden Nutzungsverag möglich.

Die Unterzeichnung des Nutzungsvertrages beinhaltet auch keinerlei Bestellung / Abo / Kaufverpflichtung, sondern ist sogar bei ausschließlicher Nutzung der kostenfreien Version „HiOrg-Server free“ notwendig.
Wenn uns bislang noch keine Einzugsermächtigung vorliegt, ist Ihrem Nutzungsvertrag eventuell noch eine weitere Seite „SEPA Lastschriftmandat“ angefügt. Diese müssen Sie natürlich nur dann ausgefüllt zurücksenden, wenn Sie in Zukunft auch diese bequeme Zahlungsweise nutzen möchten.

Nachdem Sie einen neuen HiOrg-Server eröffnet haben, können Sie das System zunächst völlig unverbindlich, ohne jegliche Verpflichtungen oder besondere Vereinbarungen testen. Zu diesem Zeitpunkt dürfen nur fiktive Daten bearbeitet werden, daher muss diese (Test-)Nutzung auch noch nicht durch den Vorstand / Geschäftsführung Ihrer Organisation genehmigt sein.
Wenn Sie jedoch das System produktiv zur Arbeit in Ihrer Organisation nutzen, und reale Daten in den HiOrg-Server eintragen wollen, müssen Sie den Nutzungsvertrag unterschreiben und uns per Fax zusenden.
Die Unterzeichnung dieses Vertrages ist völlig unabhängig von der genutzten Version: Selbst wenn Sie „nur“ die kostenfreie Version nutzen wollen, müssen Sie uns den Nutzungsvertrag zusenden. Ebenso erinnern wir Sie ggf. an die Zusendung eines noch ausstehenden Nutzungsvertrages, selbst wenn Sie schon die Vollversion bestellt und sogar die Rechnung dazu bezahlt haben.
Wenn uns bislang noch keine Einzugsermächtigung vorliegt, ist Ihrem Nutzungsvertrag eventuell noch eine weitere Seite „SEPA Lastschriftmandat“ angefügt. Diese müssen Sie natürlich nur dann ausgefüllt zurücksenden, wenn Sie in Zukunft auch diese bequeme Zahlungsweise nutzen möchten.

Eventuell ist Ihrem Nutzungsvertrag noch eine weitere Seite „SEPA Lastschriftmandat“ angefügt.
 Diese müssen Sie natürlich nur dann ausgefüllt zurücksenden, wenn Sie die Vollversion von HiOrg-Server nutzen möchten, und wenn die Nutzungsgebühren von uns automatisch per Lastschrift einziehen lassen wollen. Möchten Sie die Überweisung der Nutzungsgebühren lieber selbst bei Ihrer Bank beauftragen, dann streichen Sie die entsprechenden Felder bitte einfach.

Wenn Sie HiOrg-Server in der kostenfreien Version nutzen, brauchen Sie uns dieses Formular auch nicht zuzusenden.
 Bitte senden Sie uns in diesen Fällen aber trotzdem die zwei Seiten des eigentlichen Nutzungsvertrag zu.

Den Nutzungsvertrag müssen alle unseren Kunden unterschreiben (eine Vorgabe des Datenschutzgesetzes), unabhängig davon ob die Nutzung der Vollversion gewünscht ist: diese Bestellung ist nicht automatisch im Nutzungsvertrag enthalten, sondern muss unabhängig davon erfolgen.

Senden Sie uns zur Bestellung am einfachsten das Formular SEPA-Lastschriftmandat ausgefüllt per Fax zu. Dieses hängt als Seite 3 am Nutzungsvertrag, alternativ finden Sie es in Ihrem HiOrg-Server im Menü „System – Mein HiOrg-Server“.
Wenn Sie die Nutzungsgebühren jedoch nicht per Lastschrift zahlen sondern lieber selbst überweisen wollen, können Sie das auf dem Formular entsprechend vermerken bzw. über das Menü „System – Mein HiOrg-Server“ eine Bestellung durchführen: Sie erhalten dann automatisch per E-Mail eine Rechnung.

Einige Wochen vor Ablauf der kostenfreien Probephase werden Sie als Admin auch über einen Hinweis in Ihrem HiOrg-Server auf den baldigen Handlungsbedarf aufmerksam gemacht, und finden dort ebenfalls den Link zum Bestellformular.

Alle Zahlungseingänge auf unserem Konto bei der ApoBank werden mehrmals täglich vollautomatisch vom HiOrg-Server eingelesen, und mit den offenen Rechnungen abgeglichen.

Manchmal kann es bis zu 5 Bankarbeitstage dauern, bis eine Überweisung auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben wird. Wenn nach dieser Zeit die Rechnung unter „System – Mein HiOrg-Server – Rechnungen“ immer noch als „offen“ gelistet wird, gab es möglicherweise Probleme bei der Überweisung.

Bitte überprüfen Sie nochmals, ob (wann und wie) die Rechnung tatsächlich überwiesen wurde, und nennen uns die folgenden Daten, damit wir unsere Kontoumsätze nochmals prüfen können:

  • Bezeichnung und Kontonummer / BLZ des Absenders
  • angegebene Bankverbindung des Empfängers
  • exakter Wortlaut des Verwendungszweck
  • genaues Überweisungs-Datum (Einreichung bei der Bank)

Um Probleme mit der Zahlung der Nutzungsgebühr in Zukunft zu vermeiden, können wir diese gerne automatisch per Lastschrift einziehen. Einen entsprechenden Lastschriftauftrag finden Sie als Admin in Ihrem HiOrg-Server unter „System – Mein HiOrg-Server“.

…oder geht es um eine Hinweis-Meldung „Testbetrieb / Nutzungsvertrag“?
Dies hat meist nichts mit der Buchung / Zahlung der Vollversion zu tun, sondern weist auf die noch ausstehende Vertragsunterschrift hin.
 Lesen Sie dazu die Antwort zur ersten Frage, weiter oben in diesem Abschnitt „Vertrag / Bestellung“.