Warum wird der Server als „Testbetrieb“ angezeigt?
Die Anzeige „Testbetrieb“ erscheint, solange uns die erforderlichen Vertragsdokumente noch nicht vorliegen. Für die Nutzung eines HiOrg-Servers mit personenbezogenen Daten sind diese aus rechtlichen Gründen zwingend erforderlich.
Ein AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) nach Art. 28 DSGVO ist gesetzlich vorgeschrieben, sobald personenbezogene Daten durch einen externen Dienstleister verarbeitet werden. Zusätzlich ist der unterschriebene Nutzungsvertrag erforderlich. Erst wenn beide Dokumente vorliegen, kann der Server offiziell in den Produktivbetrieb übergehen und die Meldung verschwindet.
Diese Regelung dient nicht nur der Einhaltung der DSGVO, sondern auch dem Schutz der Organisation selbst, da Rechte, Pflichten, Datenschutz und Datensicherheit verbindlich geregelt werden.
Wichtig:
Die Anzeige „Testbetrieb“ steht nicht im Zusammenhang mit dem gebuchten Funktionsumfang, der Laufzeit oder bereits bezahlten Rechnungen. Auch bei der kostenfreien Version sind die Vertragsdokumente erforderlich, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Wie können die Unterlagen übermittelt werden?
- bevorzugt per Upload im HiOrg-Server im Bereich „System > Mein HiOrg-Server“
- alternativ per E-Mail oder Fax
- möglichst nicht per Post (aus Effizienz- und Umweltgründen)
Der Nutzungsvertrag enthält zusätzlich ein SEPA-Lastschriftmandat. Dieses muss nur ausgefüllt werden, wenn diese bequeme Zahlungsart genutzt werden soll.
