FAQ – Häufig gestellte Fragen

Auf dieser Seite haben wir die häufigsten Fragen rund um HiOrg-Server zusammengefasst. Beim Klick auf die Frage erscheint die gewünschte Antwort.

Allgemein

HiOrg-Server free mit den Basisfunktionen zur kostenlosen Nutzung
HiOrg-Server PRO mit erweiterten Funktionen zur komfortablen Erledigung der Aufgaben Ihrer Bereitschaft / SEG
HiOrg-Server KURSE als uneingeschränkte Vollversion, inkl. Breitenausbildung

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Wir sind uns der Sensibilität Ihrer Daten bewußt und sorgen daher mit großem Aufwand für die Sicherheit und den Schutz aller uns anvertrauten Daten. Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Datenschutz / Datensicherheit.


HiOrg-Server darf auch außerhalb von Hilfsorganisationen eingesetzt werden. Zu unseren Kunden zählen inzwischen auch etliche Event-Agenturen, Arztpraxen, Sport- und Gesangsvereine und vieles mehr.
In Einzelfällen behalten wir uns jedoch das Recht vor, einer Nutzung nicht zuzustimmen, und bspw. Anmeldungen mit sexuellem oder politischem Hintergrund auszuschließen.

Hinweis: Gerade wenn Sie HiOrg-Server außerhalb einer Hilfsorganisation nutzen wollen, sollten Sie sorgfältig den gesamten Bereich „System – Einstellungen“ durchsehen: wahrscheinlich ist die Anpassung einiger Grundeinstellungen hier für Sie sinnvoll (bspw. können hier die Bezeichnungen „Sanitätsdienst“ oder „Sanitäter“ gegen beliebige andere Begriffe ausgetauscht werden).
Start frei: hier gehts zur Anmeldung!


Eigentlich gibt es gar keine “Umstellung”: Nach wie vor bekommen Sie die Dienstanforderung parallel per Brief. Eine bereits bestehende Adressliste der Mitglieder kann direkt ins HiOrg-Server-System importiert werden.
Wenn Sie Bedenken haben, HiOrg-Server gleich mit allen Mitarbeitern einzuführen, oder das System zunächst im kleinerem Kreise der Leitungsgruppe testen wollen, ist dies auch problemlos möglich: Importieren Sie trotzdem die gesamte Mitgliederliste (ohne den Benutzern die Logindaten zuzusenden), damit Sie bei der Einsatzplanung auf das Personal zurückgreifen können.

Natürlich müssen Sie nicht alle Module und Funktionen gleich von HiOrg-Server von Anfang an einsetzen: Starten Sie zunächst mit der Mitglieder- und Einsatzverwaltung (evtl. zunächst beides nur „intern“), ergänzen Sie danach erst schrittweise „Helferstunden“, „Rechnungsstellung“, „Materialverwaltung“ und „Breitenausbildung“ – je nach Erfolg und Bedarf. (Noch) nicht genutzte Funktionen/Bereiche können Sie komfortabel im Menü „System – Einstellungen – Funktionen ausblenden“ deaktivieren.


Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht einfach aufgrund einer Bitte per E-Mail oder Telefon Benutzer-Rechte innerhalb Ihres Accounts für Sie ändern können.

Die einfachste Lösung wäre: Ein Benutzer Ihres HiOrg-Server, welcher aktuell Inhaber des Rechtes „admin“ ist, kann dieses Recht (zunächst zusätzlich) der neuen Leitungsperson zuzuweisen. Anschließend kann der neue Benutzer sich einloggen, und dem ehemaligen Admin dieses Recht enziehen (aus Sicherheitsgründen kann sich ein Nutzer mit „admin“-Recht dieses nicht selbst entfernen).

Wenn dieses Vorgehen (z.B. bei einem „nicht harmonischen“ Führungswechsel) nicht möglich ist, können auch wir durchaus die entsprechende Änderung für Sie durchführen.
Bitte senden Sie uns jedoch dazu als Berechtigung ein kurzes Fax auf dem offiziellen Briefpapier Ihrer Organisation, mit Stempel und Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person (z.B. Vorstand/Geschäftsführer). Aus diesem Dokument muss eindeutig hervorgehen, um welchen HiOrg-Server es sich handelt (Organisations-Kürzel), welchem Benutzerkonto das „admin“-Recht zugewiesen werden soll, und welche Rechte (beim ehemaligem Admin) ggf. entfernt werden sollen. Senden Sie dieses Schreiben bitte per Fax an: 06894-894905-9.


System

Das System läuft komplett auf dem „HiOrg-Server“, es wird nur eine Internetverbindung benötigt. Ansonsten bestehen keine besonderen Anforderungen an den PC des Nutzers oder den Webserver der Hilfsorganisation.
Der Zugriff über mobile Geräte ist problemlos möglich, für Smartphones oder Tablets mit Android- oder iOS-Betriebssystem (iPhone, iPad) wird eine spezielle Mobilgeräte-App kostenfrei angeboten.


HiOrg-Server wird ständig weiterentwickelt, um immer exakter den Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden. Das Beste daran ist: da das System zentral auf unseren Servern durch unser Personal gepflegt wird, arbeiten Sie jederzeit mit der aktuellsten Version, ohne sich um die Installation (oder gar die Beschaffung) von Updates kümmern zu müssen.
Tipp: Abonnieren Sie unseren Admin-Blog, um immer aktuell über geplante Neuerungen informiert zu bleiben.


Dies ist aus technischen Gründen nicht möglich.
Da es sich bei HiOrg-Server vom Prinzip her um eine relationale Datenbank handelt, welche gleichzeitig von verschiedenen Nutzern geändert werden kann, wäre eine „offline“-Nutzung nur mit sehr großem technischem Aufwand – und trotzdem nur schwer abschätzbaren Fehlerquellen bei einer späteren Synchronisation verbunden (da zwischenzeitlich andere Datensätze von anderen Nutzern geändert worden sein könnten).
Weiterhin müssten Sie bei einer Offline-Nutzung auf entscheidende Funktionen des HiOrg-Server verzichten, wie aktuelle Helfer-Information, E-Mail, SMS-Versand….

Die Fragestellung verliert stetig an Relevanz, da sich die Verfügbarkeit des mobilen Internet zusehends verbessert, inzwischen ist der kabellose Zugriff (z.B. WLAN, UMTS-Stick, UMTS-Router, Smartphone, Tablet/Pad) inzwischen stabil, problemlos und kostengünstig möglich.
Zur Nutzung mit mobilen Endgeräten unter Android und iOS (iPhone, iPad) bieten wir spezielle Mobilgeräte-Apps kostenfrei an: damit ist teilweise die Anzeige von Daten auch ohne bestehende Internetverbindung möglich.


Bei der Entwicklung neuer Features orientieren wir uns direkt an den Wünschen und Interessen der Nutzer. Dazu wurde eine transparente “ToDo-Liste” unserer Entwicklungsabteilung eingerichtet, welche jeder Nutzer einsehen und dort auch eigene Wünsche eintragen kann (Menüpunkt “System – Wunschliste” in Ihrem HiOrg-Server).
Anhand dieser Liste lässt sich abschätzen bzw. sogar beeinflussen, in welcher Reihenfolge die einzelnen Vorschläge umgesetzt werden.


Eine Installation des HiOrg-Server auf dem eigenen Webserver/Netzwerk ist aus mehreren Gründen nicht (einfach) möglich:

1. technische Voraussetzungen:
Der Betrieb des HiOrg-Server erfordert verschiedene technische Voraussetzungen und etliche abhängige Module, welche nicht standardmässig auf einem Internetserver zu finden sind, beispielsweise die Software zur PDF-Erstellung oder die Server-Version eines Office-Pakets. Desweiteren sind im HiOrg-Server inzwischen viele Schnittstellen zu externen Diensten integriert, welche aus technischen, aber auch aus vertraglichen Gründen nicht portiert werden können.

2. Support:
Dezentrale Installationen eines komplexen Systems werfen häufig immense Probleme auf. Angefangen von unterschiedlichen Software-Versionen über eigenmächtige Eingriffe/Programmveränderungen bis hin zu Wechsel der systembetreuenden Person. Wir haben nicht die personellen Ressourcen, um den dafür notwendigen aufwändigen Support leisten zu können – stattdessen legen wir Wert auf stabile Funktion des bei uns betriebenen Systems, sowie rasche, kompetente Reaktion auf die Supportanfragen unserer Nutzer.

3. Updates:
Wir entwickeln HiOrg-Server ständig weiter, eng an den Wünschen unserer Nutzer orientiert. Diese Updates werden hochfrequent (teilweise täglich), nach ausreichender Testung ins Live-System auf unserem Server eingespielt. Damit profitieren Sie von einem durchweg aktuellen und schrittweise immer umfangreicher werdenden, ausgereiften System, ohne sich jedoch selbst (zeitaufwändig und risikobehaftet) um die Aktualisierung von Code und Datenbank kümmern zu müssen.

Ausnahme: Wenn Sie im Auftrag eines Landesverbandes Ihrer Organisation HiOrg-Server überregional einsetzen wollen, und HiOrg-Server dazu im eigenen, professionellen Rechenzentrum betreiben wollen, setzen Sie sich bitte persönlich mit uns in Verbindung.


Vertrag / Bestellung

Nach Eröffnung eines neuen Accounts stehen Ihnen für einen Testzeitraum von 3 Monaten kostenfrei und völlig unverbindlich sämtliche Funktionen von HiOrg-Server PRO zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Probephase wird Ihr HiOrg-Server automatisch auf die kostenlose free-Version zurückgestuft, es entstehen Ihnen also keine Kosten, sofern Sie nicht aktiv eine Bestellung der Vollversion tätigen.

Hinweis: Auch wenn Sie nach Ablauf der Probephase nur die kostenfreie Version nutzen wollen, müssen Sie uns trotzdem den unterschriebenen Nutzungsvertrag zusenden, bevor Sie echte Mitglieder-/Kundendaten in Ihren HiOrg-Server eingeben.


Grundsätzlich gilt: Nachdem Sie einmalig einen HiOrg-Server angelegt haben, bleiben sämtliche darin eingetragenen Daten in der Datenbank erhalten – unabhängig von der genutzten Version.
Nach Ablauf der Probephase bleiben somit alle Ihre Daten erhalten, egal ob der HiOrg-Server automatisch zur “free”-Version zurückgestuft wird, oder ob Sie den Server in der Vollversion weiterführen. Sie müssen also unter keinen Umständen einen Datenverlust fürchten.


Wenn Sie sich dazu entschließen, das System dauerhaft in vollem Umfang zu nutzen, können Sie direkt in Ihrem HiOrg-Server über das Menü ‚System > Mein HiOrg-Server‘ eine Bestellung durchführen: Sie erhalten dann eine E-Mail mit anhängender Rechnung. Sobald wir danach einen entsprechenden Zahlungseingang verbuchen, wird Ihnen die Vollversion für den vorausbezahlten Zeitraum freigeschaltet bzw. verlängert. Ein eventuell noch ausstehender Testzeitraum wird zu dieser Laufzeit natürlich hinzugerechnet.
Alternativ können Sie uns auch das Formular „SEPA-Lastschriftmandat“ per Fax zusenden: darauf können Sie ebenfalls die Vollversion von HiOrg-Server bestellen.


Die Anzeige dieser Meldung bedeutet, dass uns noch kein unterschriebener Nutzungsvertrag zugesandt wurde. Bitte drucken Sie diesen aus, und senden ihn uns unterschrieben per Fax zu.

Mit dem gebuchten Funktionsumfang oder der Laufzeit Ihres HiOrg-Server PRO /-KURSE hat diese Meldung nichts zu tun! Eventuell nutzen Sie bereits die Vollversion von HiOrg-Server (nach korrekter Bestellung und auch Zahlung der Rechnung) – technisch gesehen wäre dies auch ohne vorliegenden Nutzungsverag möglich.
Die Unterzeichnung des Nutzungsvertrages beinhaltet auch keinerlei Bestellung/Abo/Kaufverpflichtung, sondern ist sogar bei ausschließlicher Nutzung der kostenfreien Version „HiOrg-Server free“ notwendig.
Wenn uns bislang noch keine Einzugsermächtigung vorliegt, ist Ihrem Nutzungsvertrag eventuell noch eine weitere Seite „SEPA Lastschriftmandat“ angefügt. Diese müssen Sie natürlich nur dann ausgefüllt zurücksenden, wenn Sie in Zukunft auch diese bequeme Zahlungsweise nutzen möchten.


Nachdem Sie einen neuen HiOrg-Server eröffnet haben, können Sie das System zunächst völlig unverbindlich, ohne jegliche Verpflichtungen oder besondere Vereinbarungen testen. Zu diesem Zeitpunkt dürfen nur fiktive Daten bearbeitet werden, daher muss diese (Test-)Nutzung auch noch nicht durch den Vorstand / Geschäftsführung Ihrer Organisation genehmigt sein.

Wenn Sie jedoch das System produktiv zur Arbeit in Ihrer Organisation nutzen, und reale Daten in den HiOrg-Server eintragen wollen, müssen Sie den Nutzungsvertrag unterschreiben und uns per Fax zusenden.
Die Unterzeichnung dieses Vertrages ist völlig unabhängig von der genutzten Version: Selbst wenn Sie „nur“ die kostenfreie Version nutzen wollen, müssen Sie uns den Nutzungsvertrag zusenden. Ebenso erinnern wir Sie ggf. an die Zusendung eines noch ausstehenden Nutzungsvertrages, selbst wenn Sie schon die Vollversion bestellt und sogar die Rechnung dazu bezahlt haben.
Wenn uns bislang noch keine Einzugsermächtigung vorliegt, ist Ihrem Nutzungsvertrag eventuell noch eine weitere Seite „SEPA Lastschriftmandat“ angefügt. Diese müssen Sie natürlich nur dann ausgefüllt zurücksenden, wenn Sie in Zukunft auch diese bequeme Zahlungsweise nutzen möchten.


Eventuell ist Ihrem Nutzungsvertrag noch eine weitere Seite „SEPA Lastschriftmandat“ angefügt.
Diese müssen Sie natürlich nur dann ausgefüllt zurücksenden, wenn Sie die Vollversion von HiOrg-Server nutzen möchten, und wenn die Nutzungsgebühren von uns automatisch per Lastschrift einziehen lassen wollen.

Wenn Sie HiOrg-Server in der kostenfreien Version nutzen, oder die Überweisung der Nutzungsgebühren lieber selbst bei Ihrer Bank beauftragen, brauchen Sie uns dieses Formular auch nicht zuzusenden.
Bitte senden Sie uns in diesen Fällen aber trotzdem die zwei Seiten des eigentlichen Nutzungsvertrag zu.


Den Nutzungsvertrag müssen alle unseren Kunden unterschreiben (eine Vorgabe des Datenschutzgesetz), unabhängig davon ob die Nutzung der Vollversion gewünscht ist: diese Bestellung ist nicht automatisch im Nutzungsvertrag enthalten, sondern muss unabhängig davon erfolgen.

Senden Sie uns zur Bestellung am einfachsten das Formular „SEPA-Lastschriftmandat“ ausgefüllt per Fax zu.
Wenn Sie die Nutzungsgebühren jedoch nicht per Lastschrift zahlen sondern lieber selbst überweisen wollen, können Sie über das Menü „System – Mein HiOrg-Server“ eine Bestellung durchführen: Sie erhalten dann automatisch per E-Mail eine Rechnung.

Einige Wochen vor Ablauf der kostenfreien Probephase werden Sie als Admin auch über einen Hinweis in Ihrem HiOrg-Server auf den baldigen Handlungsbedarf aufmerksam gemacht, und finden dort ebenfalls den Link zum Bestellformular.


Alle Zahlungseingänge auf unserem Konto bei der ApoBank werden mehrmals täglich vollautomatisch vom HiOrg-Server eingelesen, und mit den offenen Rechnungen abgeglichen.
Manchmal kann es bis zu 5 Bankarbeitstage dauern, bis eine Überweisung auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben wird. Wenn nach dieser Zeit die Rechnung unter „System – Mein HiOrg-Server – Rechnungen“ immer noch als „offen“ gelistet wird, gab es möglicherweise Probleme bei der Überweisung.

Bitte überprüfen Sie nochmals, ob (wann und wie) die Rechnung tatsächlich überwiesen wurde, und nennen uns die folgenden Daten, damit wir unsere Kontoumsätze nochmals prüfen können:
– Bezeichnung und Kontonummer/BLZ des Absenders
– angegebene Bankverbindung des Empfängers
– exakter Wortlaut des Verwendungszweck
– genaues Überweisungs-Datum (Einreichung bei der Bank)

Um Probleme mit der Zahlung der Nutzungsgebühr in Zukunft zu vermeiden, können wir diese gerne automatisch per Lastschrift einziehen. Einen entsprechenden Lastschriftauftrag finden Sie als Admin in Ihrem HiOrg-Server unter „System – Mein HiOrg-Server“.

…oder geht es um eine Hinweis-Meldung „Testbetrieb / Nutzungsvertrag“ ?
Dies hat meist nichts mit der Buchung/Zahlung der Vollversion zu tun, sondern weist auf die noch ausstehende Vertragsunterschrift hin.
Lesen Sie dazu die Antwort zur ersten Frage, weiter oben in diesem Abschnitt „Vertrag / Bestellung“.


Funktionen

Bei HiOrg-Server kann nicht nur das Passwort, sondern auch der Benutzername geändert werden: klicken Sie dazu im Menü „Meine Daten“ auf den Punkt „Passwort ändern“.

Da diese Änderung den gesamten Zugriff auf den HiOrg-Server betrifft, ist im System vorgesehen dass dies nur vom Benutzer selbst geändert werden kann.
Als Admin können Sie jedoch über folgenden „Trick“ die Änderung auch für eine andere Person durchführen: klicken Sie dazu unter „System – Benutzerkonten“ auf den Loginnamen des betreffenden Benutzers, um diesen zu simulieren. Anschließend können Sie in dessen Namen wie o.g. den Benutzernamen ändern. Bitte vergessen Sie aber nicht, dem betroffenen Nutzer diese Änderung umgehend mitzuteilen, damit er sich auch selbst mit dem neuen Benutzernamen wieder bei HiOrg-Server anmelden kann.


Breitenausbildung

Mit dem „Selbstverwaltungs-Link“ können die Daten aller Kursteilnehmer bearbeitet werden, welche von einer bestimmten Firma zu einem Kurstermin entsendet werden.
Wenn Sie also dem Ansprechpartner im Betrieb diesen Selbstverwaltungs-Link zusenden, kann dieser im Vorfeld des Kurses selbst die Daten aller Mitarbeiter dieser Firma in die Teilnehmer-Liste des Kurses im HiOrg-Server selbst eintragen. So vermeiden Sie unnötige doppelte Arbeit, und gleichzeitig Tippfehler oder Probleme mit unleserlichen Faxformularen.

Sie müssen zunächst (mindestens) einen Teilnehmer-Platz für diese Firma reservieren. Klicken Sie dazu auf die TN-Liste des Kurstermins, und stellen dort sicher dass wenigstens ein Teilnehmer für die betreffende Firma eingetragen ist (Feld „Arbeitgeber“), oder benutzen Sie die Funktion „reservieren“ unterhalb der TN-Liste.
Unter der TN-Liste finden Sie nun die Funktion zum Versand des Selbstverwaltungs-Link. Wählen Sie hier die Firma aus, prüfen (oder ergänzen) daneben die E-Mail-Adresse der Firma, und klicken auf den Schalter [Selbstverwaltungs-Link zusenden].


Mobilgeräte-App

Zur Entwicklung unserer Mobilgeräte-Apps benutzen wir eine Entwicklungsumgebung, welche derzeit nur die Zielplattformen Android und iOS unterstützt. Seitens der Hersteller der Umgebung wurde aber bereits die Unterstützung weiterer Plattformen angekündigt, so dass wir zuversichtlich sind, spätere Versionen unserer App auch für weitere Plattformen anbieten zu können. Einen konkreten Termin ab wann diese verfügbar sind, können wir jedoch verständlicherweise noch nicht nennen.


Eigene Frage stellen ?

Wenn noch eine Frage zu HiOrg-Server offen geblieben ist, schreiben Sie uns diese doch bitte über das Kontakt-Formular. Wir versprechen, Ihnen kurzfristig zu antworten!

 

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