Stellungnahme: Störung der Erreichbarkeit in KW 38

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In den vergangenen Wochen kam es mehrfach zu Störungen in der Erreichbarkeit von HiOrg-Server. Heute möchten wir über die Hintergründe und unsere Konsequenzen daraus informieren.

Die Priorität unseres Unternehmens ist die zuverlässige Bereitstellung eines stabilen und fehlerfreien Systems, welches dauerhaft erreichbar und nutzbar ist. In den letzten 20 Jahren konnten wir uns in dieser Hinsicht einen sehr guten Ruf erarbeiten, auf den wir stolz sind.

Im Jahr 2020 haben wir festgestellt, dass ein sicherer und zuverlässiger Serverbetrieb zunehmend komplexer wird. Um uns selbst mehr auf die Weiterentwicklung von HiOrg-Server konzentrieren zu können, haben wir das Thema Serverbetrieb an die Inexio IT und TK GmbH übertragen und den HiOrg-Server in deren Rechenzentrum in Saarlouis umgezogen (siehe unseren Bericht aus 12/2020). 

Die Erfahrung der vergangenen zwei Jahre hat jedoch gezeigt, dass unsere Erwartungen durch diese Kooperation nicht erfüllt werden. 

Obwohl wir uns zwischenzeitlich wieder vermehrt selbst um die Überwachung und Pflege der Produktivserver kümmern, kam es in den vergangenen Wochen leider mehrfach zu Beeinträchtigungen der Erreichbarkeit. Ein Ausfall am vergangenen Donnerstag (22.09.2022) dauerte mehr als zwei Stunden an. Ursache war eine nachhaltige Störung im Netzwerk des Rechenzentrums: einem Bereich, der leider außerhalb unseres Einflusses liegt.

Alle von HiOrg-Server bereitgestellten Dienste basieren auf serverseitigen Applikationen. Umso wichtiger ist daher die Auswahl eines geeigneten Rechenzentrums für den reibungslosen Betrieb der zentralen IT-Ressourcen. Die aktuelle Zusammenarbeit mit der Inexio IT und TK GmbH ist im Hinblick auf unsere Standards nicht länger zufriedenstellend.

Wir nutzen das Problem als Chance und stellen HiOrg-Server auf neue, technologisch moderne Beine. Um zukünftig auf eventuelle Störungen der Infrastruktur flexibler reagieren zu können, wird die Anwendung, die bislang “fest” auf mehreren Servern installiert war, derzeit von uns “containerfähig” gemacht. Sobald dies abgeschlossen ist, wollen wir das Produktivsystem auf eine Kubernetes-Umgebung der Ayedo Cloud Solutions GmbH umziehen, die im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben wird.

Diese Umstellung liegt uns (gerade auch im Hinblick auf die zurückliegenden Störungen) sehr am Herzen. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, den Umzug noch in diesem Jahr abschließen zu können.

An dieser Stelle möchten wir uns nochmals ausdrücklich bei allen Nutzern entschuldigen, die in der vergangenen Woche an ihrer Arbeit behindert wurden. Wir sind selbst über den momentanen Zustand verärgert und setzen alles daran, in Zukunft wieder eine deutlich höhere Stabilität halten zu können.

Für Ihre Treue und das Vertrauen in uns und den HiOrg-Server sind wir sehr dankbar. ❤️

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[Behoben] Störung Erreichbarkeit

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Derzeit ist aufgrund einer technischen Störung der Datenbank die Nutzung von HiOrg-Server stark eingeschränkt.

Wir arbeiten gemeinsam mit den Technikern unseres Rechenzentrums mit Hochdruck daran, die Ursache der Störung zu analysieren und zu beheben.

Aufgrund unserer redundaten Datenbank sowie der mehrstufigen Backup-Strategie rechnen wir nicht mit einem Datenverlust.

Sobald uns weitere Informationen darüber vorliegen (z.B. auch eine Schätzung, wann die Störung behoben sein wird), werden wir dies hier als Update veröffentlichen.

Update 12:38 Uhr: Ursächlich war eine nachhaltige Netzwerkstörung in unserem Rechenzentrum, welche inzwischen behoben wurde. Der HiOrg-Server ist nun wieder erreichbar.

Update 27.09.22: Siehe unsere ausführliche Stellungnahme zu diesem Ausfall

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Neu: Freie Benachrichtigungen versenden

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Anfang des Jahres wurde die Anzeige von Benachrichtigungen neu gestaltet und zwischenzeitlich bereits erweitert.
Um die Kommunikation innerhalb eines HiOrg-Servers zu vereinfachen, gibt es nun eine weitere Ergänzung: Es können jetzt freie Benachrichtigungen mit eigenen Texten verschickt werden – auch per Push auf Mobilgeräte.

Screenshot - neue Benachrichtigung

Eine neue Benachrichtigung lässt sich über den Menüpunkt `Kommunikation > Freie Benachrichtigung` erstellen. Verschiedene Filtermöglichkeiten grenzen den Empfängerkreis ein, für HiOrg-Server KURSE gibt es einen extra Tab mit Lehrkräften (= Personen bei denen ein Lehrschein hinterlegt ist). Alternativ ist auch eine direkte Eingabe von Namen möglich.

Screenshot - Benachrichtigung senden
Screenshot - Benachrichtigung senden mit ausgeklapptem Filterblock

Optional kann der Push-Versand an die Mobilgeräte-App gewählt werden. Ein Icon hinter dem Namen der einzelnen Personen zeigt an, ob die Nachricht hier über Push ausgeliefert werden kann.
Hinweis: Mit Push wird die Benachrichtigung zusätzlich direkt auf dem Sperrbildschirm des Mobilgeräts angezeigt. Die Auslieferung an die App selbst (wenn sie genutzt wird) erfolgt in jedem Fall.

Screenshot - push aktiv / kein Push

Da die Benachrichtigungen nur innerhalb eines HiOrg-Servers angezeigt werden, ist der Empfang auf Personen beschränkt, die sich am Server anmelden können (auch per App). Das bedeutet, es können keine Personen erreicht werden, welche als Externe im Server eingetragen sind. Für diesen Fall kann über die Funktion `Rundmail senden` aber weiterhin eine E-Mail verschickt werden.

Die Funktion `Freie Benachrichtigungen` ist als „Broadcast“-Möglichkeit zum einfachen Erreichen von Vielen gedacht (nicht als Chat). Aus diesem Grund steht sie allen Nutzenden mit dem Recht rundnachrichten (früher rundmail) zur Verfügung.

Mit dem Update erfüllen wir einen Vorschlag von unserer 🧞‍♂️ Wunschliste (102 Votingpunkte).

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Vereinfachte Veranstaltungsliste (ab App v5.16.10)

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Nach dem letzten Update der HiOrg-Server Mobilgeräte-App haben uns Rückmeldungen mit dem Wunsch nach einer vereinfachten Ansicht der Veranstaltungsliste erreicht. Wir haben euch gehört, euer Feedback ausgewertet und umgesetzt.

Ab Version v.5.16.10 bringt die App nun eine minimalistische Liste mit, die sich auf die wichtigsten Daten zur Veranstaltung beschränkt. Ein Klick auf das Info-Icon öffnet eine Box mit nützlichen Basisinformationen wie bspw. dem Status der Einteilungen. So können weitere Infos eingesehen werden, ohne direkt zur Detailansicht zu wechseln.

Mit dem Icon am oberen Rand kann zwischen der vereinfachten Liste und der normalen, ausführlichen Ansicht gewechselt werden.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist app-v51610_liste-minimal-info.png

Leider mussten wir feststellen, dass die PieChart nicht so gut funktioniert hat wie erwartet. Es haben sich Unzulänglichkeiten gezeigt, die einen zu großen Interpretationsspielraum geschaffen haben, der an dieser Stelle so nicht gewollt ist. Daher haben wir das Element erstmal wieder entfernt. Danke auch hier für euer Feedback.

Lasst es uns wissen: Wie findet ihr die vereinfachte Liste? Sind die zusätzlichen Informationen in der Box aureichend oder nutzt ihr lieber die ausführliche Ansicht?

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Mobilgeräte-App nutzt neue Veranstaltungsliste (v5.16.7)

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Vor einigen Wochen hatten wir bereits einen größeren Versionssprung der HiOrg-Server App für Mobilgeräte angekündigt. Neben einigen Performance-Optimierungen enthält das Update technische und sicherheitsrelevante Verbesserungen. Diese waren nötig, da von uns genutzte technologische Komponenten nicht länger von den mobilen Betriebssystemen unterstützt werden.

Derzeit bietet die Mobilgeräte-App zwei mögliche Ansichten für die Veranstaltungsliste. Mit dem Ziel eine aktuelle und sichere Infrastruktur für die HiOrg-Server App anzubieten, wird die alte Veranstaltungsliste nun komplett durch die neuere Ansicht abgelöst. Diese wird von vielen Usern ohnehin bereits genutzt, da sie zusätzliche Funktionen (und eine Extraansicht) für Disponenten beinhaltet.

Für alle die bisher noch die alte Liste genutzt haben, hier eine kurze Erklärung der in der neuen Liste verwendeten Elemente:

Veranstaltungsdetails und Material

Nicht alle Änderungen der neuen Version sind technischer Natur. So wurde auch die Ansicht der Veranstaltungsdetails aktualisiert. Neu ist hier die Veranstaltungs-Timeline, die sich mit Klick aufs Datum öffnen lässt. Sie zeigt den Wochenkontext an und ermöglicht auch den Sprung zu vorhergehenden / nachfolgenden Veranstaltungen.
Auch die Informationen zu eingeteiltem Material wurden aufbereitet und erscheinen nun übersichtlich in einem eigenen Block.

Die Version 5.16.7 wird ab Montag (18.07.2022) über den Zeitraum einer Woche gestaffelt über den App-Store und bei Google Play ausgerollt.

Push-Benachrichtigung zu Geburtstagen ausschalten

Wir haben viele positive Rückmeldungen zur Geburtstagsbenachrichtigung bekommen. Mit den Push-Benachrichtigungen dazu sind wir aber wohl etwas übers Ziel hinaus geschossen… Kurzfristig gibt es im Menü „Mein Konto > Meine Daten > Benachrichtigungen“ daher nun eine Checkbox, mit der man die Push-Benachrichtigungen zu Geburtstagen ausschalten kann.

Aus der HiOrg-Server App heraus kann man über die Einstellungen (Menü > Stift am User-Icon > Benachrichtigungen) zu diesem Punkt im Websystem springen. Die Hinweise erscheinen aber weiterhin „leise“ im internen Benachrichtigungssystem.

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Anpassungen am Design von HiOrg-Server

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Wenn Sie sich seit gestern in den HiOrg-Server eingeloggt haben, ist Ihnen sicher aufgefallen, dass die Anwendung ein wenig anders aussieht als Sie es gewohnt sind. Durch diese Anpassung führen wir den Weg fort, den wir Anfang des Jahres mit der Navigationsleiste begonnen haben. So möchten wir nicht nur der (zugegebenermaßen etwas angestaubten) Optik des Systems einen etwas moderneren „Look“ geben, es gibt auch noch einen weiteren wichtigen Grund für die Umstellung.

Wir möchten bei zukünftigen Erweiterungen und Neuentwicklungen im Websystem eine aktuelle Technologie einsetzen, die nicht nur sehr flexibel gestaltbar ist, sondern uns auch ein schnelleres Arbeiten ermöglicht. So wird die Integration neuer Bereiche und Features zukünftig einfacher umsetzbar sein. Dazu war es allerdings nötig, Anpassungen am Web-System vorzunehmen.

Konkret wurden kleinere Änderungen am Grundaufbau der Weboberfläche durchgeführt. Der Inhalt der Seite zeigt sich nun in einem zentrierten Block, dessen Breite sich an der Bildschirmgröße orientiert. Hierfür wurden verschiedene Stufen für unterschiedliche Fenstergrößen entwickelt. Ab einer bestimmten Breite des Fensters bleibt das Layout jedoch konstant. Bei besonders breiten Bildschirmen wird daher nicht mehr die gesamte Bildschirmbreite in Gänze ausgenutzt.

Umstellung des Basisgerüsts von HiOrg-Server auf eine zentrierte Darstellung

Wir verstehen, dass diese Umstellung in Einzelfällen als Einschränkung wahrgenommen werden kann. Gleichzeitig schaffen wir so aber eine Rahmenbedingung, um das Design Stück für Stück zu modernisieren. Inhalte können nun so aufbereitet werden, dass diese langfristig besser auf unterschiedlichen Endgeräten – von PC über Tablet bis hin zum Smartphone – erfasst werden können.

Sie haben konkrete Anmerkungen oder Hinweise zum neuen Layout? Wir freuen uns über Feedback, gerne in den Kommentaren oder über unser Kontaktformular.

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Happy Birthday: Benachrichtigungen zu Geburtstagen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Recht weit oben auf der Wunschliste befand sich sich der Vorschlag, über Geburtstage innerhalb der Organisation besser informiert zu werden. Diesen Wunsch haben wir nun umgesetzt, so dass seit letzter Woche entsprechende Benachrichtigungen im System angezeigt werden. HiOrg-Server mit aktiviertem Push-Versand liefern die Benachrichtigung auch an Mobilgeräte mit HiOrg-Server App aus.

Push-Benachrichtigung ohne Details

Diese Geburtstagsbenachrichtigungen erhalten Personen aus dem Leitungsteam einer Organisation und alle Mitglieder der gleichen Gruppe. Ist das Geburtsdatum in den Mitgliedsdaten als verborgen gekennzeichnet (Schlosssymbol vor dem Eingabefeld), so geht die Benachrichtigung ausschließlich ans Leitungsteam. Die Push-Benachrichtigung wird je nach Servereinstellung mit oder ohne Namensnennung versendet.

🪄✨ Das Geburtstagsupdate erfüllt einen Wunsch mit 795 Votes von unserer Wunschliste, wobei wir den Originalvorschlag etwas an aktuelle Gegebenheiten angepasst haben. 🧞‍♂️

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