Neue Angebote: Online-Workshop und Live-Demo

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Neue Situationen erfordern neue Wege und Maßnahmen. Aufgrund der aktuellen Umstände können die Anwender- und Key-User Schulungen nicht in ihrer bisherigen Form durchgeführt werden. Um Sie auch weiter bestmöglich bei der Arbeit mit HiOrg-Server zu unterstützen, bieten wir nun individuelle Online-Workshops für Einsteiger ein.

Neu: Online-Workshops

Egal ob Sie HiOrg-Server zur Verwaltung von Wachdiensten oder zur Abwicklung von Ausbildungsangeboten nutzen: Wir machen Sie fit für die täglichen Aufgaben. Auf unserer Workshop-Webseite haben wir alle Details übersichtlich zusammengefasst. Übrigens: Die Anzahl der Teilnehmer ist unbegrenzt und kann von Ihnen festgelegt werden.

Sie sind interessiert? Melden Sie sich einfach über das hinterlegte Kontaktformular. Jede Anfrage ist unverbindlich und wird vorab kostenlos telefonisch besprochen. Innerhalb dieses Vorgespräches werden die Schwerpunkte für den Workshop definiert, sodass dieser nach Ihren Wünschen angepasst werden kann!

 

Interessiert?

 

Zusätzlich: Live-Demo für Interessierte

Sie sind auf der Suche nach einer Software-Lösung und unsicher, ob HiOrg-Server Ihre Anforderungen erfüllt? Zusätzlich zu unseren Workshops bieten wir interessierten Organisationen einen Live-Rundgang durch unser System an. Wenn Sie HiOrg-Server kennenlernen möchten, melden Sie sich hier für eine kostenlose Live-Demo an.

Wir sind zuversichtlich, dass diese neuen Optionen eine wertvolle Ergänzung zu unserem Angebot darstellen.
Wir freuen uns auf zahlreiche Rückmeldung und unterstützen Sie gerne.

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Anpassung der Mehrwertsteuer

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Vom 01. Juli – 31. Dezember 2020 wird in Deutschland die Mehrwertsteuer von 19% auf 16% gesenkt.
Wir möchten diese Ersparnis gerne an Sie weitergeben und werden daher alle Rechnungen, die in diesem Zeitraum ausgestellt werden, anpassen. Das bedeutet, dass Leistungen die in den genannten Zeitraum fallen, mit 16% Mehrwertsteuer berechnet werden, für andere Zeiträume gilt der reguläre Satz von 19%. Dies wird auf der Rechnung auch so ausgewiesen. Der Gesamtbetrag ist dadurch krumm, aber niedriger 😀

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bereits ausgestellte Rechnungen nicht nachträglich korrigieren. Da unsere Abrechnung automatisiert abläuft, ist eine nachträgliche Korrektur mit hohem Aufwand (und damit Kosten) verbunden. Vielen Dank.

Nicht wundern: Da die Senkung nur vorübergehend ist, werden auf unserer Webseite und im Bestellprozess die Preise weiterhin inklusive 19% MwSt. ausgezeichnet bleiben, auch wenn nur 16% berechnet werden.

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Eingeschränkte Supportzeiten

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Veranstaltungen werden momentan abgesagt, bei Kursen gelten besondere Auflagen und anstehende Ausgaben werden zweimal durchdacht. Diese Situation tritt gerade bei vielen von Ihnen auf.
Nun ist das Sparprogramm auch bei uns angekommen und durch die eingeschränkte Nachfrage aufgrund der Corona-Krise sind auch wir gezwungen, den Arbeitsumfang durch Kurzarbeit zu reduzieren.

Wir werden daher in den nächsten Wochen telefonisch nur begrenzt erreichbar sein, die Kernzeiten sind 08:30- 14:00 Uhr. Bei Fragen zu Ihrem HiOrg-Server erreichen Sie uns aber weiterhin zuverlässig per E-Mail. Bitte senden Sie Ihr Anliegen an support@hiorg-server.de und wir versprechen eine gewohnt schnelle Reaktion. Vielen Dank.

Ihr HiOrg-Server selbst ist davon natürlich nicht betroffen. Alle Server werden nach wie vor, rund um die Uhr, stabil und sicher mit hoher Leistung verfügbar sein.

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KURSE: Teilnehmerdaten und Debitorennummern

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Teilnehmersuche in neuem Design

Sie möchten nachträglich eine Teilnahmebestätigung drucken? Nutzen Sie dazu einfach die Teilnehmersuche unter „Kurse > Teilnehmer“.

Die Ansicht präsentiert sich jetzt in neuer, übersichtlicher Optik. Bei den Suchergebnissen findet sich unterhalb des Namens eine Auflistung der Kurse, an denen die betreffende Person teilgenommen hat. Durch Klick auf den Pfeil lassen sich zusätzliche Details anzeigen.

Im Rahmen der kürzlich veröffentlichten Debitorenverwaltung wurde nun auch die Datenstruktur von Kursteilnehmerdatensätzen überarbeitet. Dabei wurden anhand verschiedener Informationen (Name, Vorname, Geburtsdatum und ggf. Arbeitgeber) einzelne Kursteilnahmen bereits automatisch dem entsprechenden Teilnehmer zugeordnet. Diese werden nach einer Suche gruppiert angezeigt.

Kursteilnehmer suchen

Teilnahmen können auch manuell zusammengefügt werden (bei fehlenden Angaben ist eine Automatisierung nicht möglich). Dazu haken Sie nach einer Suche lediglich die entsprechenden Datensätze an, mit Klick auf den Button »zusammenfassen« erscheint eine Kontrollansicht und nach Bestätigung werden die Daten gruppiert.
Wichtig: Es gehen dabei keine Teilnehmerinformationen verloren, es wird nur eine zusätzliche Verknüpfung erstellt.

Mehrere Suchergebnisse zur gleichen Person können zusammengefasst werden.

Sonderfall: Debitorennummern

Wenn Sie die Debitorenverwaltung aktiviert haben und bei einem der gefundenen Teilnehmer bereits eine Debitorennummer hinterlegt wurde, ist es nötig beim Zusammenfassen den Hauptdatensatz selbst auszuwählen. So haben Sie volle Kontrolle, unter welcher Debitorennummer der Teilnehmer zukünftig geführt werden soll.

Zukünftige Debitorennummer auswählen

Klicken Sie in der Kontrollansicht einfach auf die gewünschten Stammdaten um diese zu übernehmen.

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Erweiterungen im Bereich Personalverfügbarkeit

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Es gibt Neuigkeiten bei der Ansicht zur Personalverfügbarkeit. Nachdem wir (neben kleineren Verbesserungen) vor Kurzem bereits die Anzeige der eingetragenen Abwesenheiten und Übersichtstabellen zu Ausbildungen und Fahrerlaubnis ergänzt haben, kommt nun eine weitere kleine Erweiterung.

Zeiträume filtern

Mit dem Zeitraumfilter können nun auch individuelle Zeiträume (statt wie bisher nur das aktuelle Datum) berücksichtigt werden. Das hilft dem Disponenten dabei abzuschätzen, welche Mitglieder bspw. nächste Woche für einen Dienst verfügbar wären.

Mit den Quick-Links unter den Eingabefeldern lassen sich die Werte bequem automatisch eintragen.

Rundmail und SMS senden

Verfügbare Mitglieder können über die Mehrfachauswahl am Tabellenfuß nun einfach als Empfänger für Benachrichtigungen (per E-Mail oder SMS) ausgewählt werden. Dazu einfach den Haken setzen und die entsprechende Aktion auswählen. So können z.B. Alarmierungen versendet werden. Auch Vorab-Anfragen für noch nicht fertig geplante, zukünftige Dienste sind im Zusammenhang mit dem Zeitraumfilter möglich.

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Steuersätze, Debitoren und Exportfunktion für Rechnungen

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In Kürze werden wir einige Erweiterungen im Bereich der Abrechnung veröffentlichen. Diese Funktionen können von allen Benutzern mit dem Recht rechnung genutzt werden und mit Recht rechnungsansicht (Ausnahme: Debitorenliste), auch Mitglieder im Leitungsteam haben bei vielen dieser Funktionen Leseberechtigung.

Zauberstab Wunschliste

Diese Erweiterungen im Rechnungsbereich setzen 4 Vorschläge mit insgesamt 116 Votes von unserer Wunschliste um. Die Veröffentlichung erfolgt am Dienstag, den 21.04.20120.

Neues Menü: Rechnungen

Alle Rechnungsfunktionen, egal ob zu Diensten oder Kursen, finden sich nun zusammengefasst im neuen Menüpunkt »Rechnungen«. Hier können anlassbezogene und freie Rechnungen geschrieben, eingesehen und gemahnt werden.

Steuersätze

Für Rechnungen zu Diensten und den unterschiedlichen Empfängergruppen im Kursbereich (Privatteilnehmer / Arbeitgeber / Berufsgenossenschaft – HiOrg-Server KURSE) können in unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular nun jeweils Standardsteuersätze hinterlegt werden. Bei der Rechnungserstellung wird dann dieser Steuersatz vorgegeben, kann aber individuell für die Rechnung angepasst werden. Auch eine Pauschalberechnung ist weiterhin möglich.

Debitoren

HiOrg-Server PRO / KURSE unterstützt nun die Verwendung von Debitoren, um Rechnungsempfänger eindeutig zu repräsentieren. Mögliche Debitoren können Kunden / Arbeitgeber, Kursteilnehmer oder Berufsgenossenschaften sein.
Mit dem Feature »Debitoren« kann bei jeder Rechnung an Kunden, Kursteilnehmer und Berufsgenossenschaften eine Debitorennummer vergeben werden. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie unter System > EInstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular – Rechnungserstellung, dort kann auch ein eigener Nummernkreis festgelegt werden.

Eine Liste aller angelegten Debitorenkonten erreicht man über das neue Menü Rechnungen > Debitoren. Mittels Klick auf die Bezeichnung gelangen Sie zu weiteren Details des entsprechenden Eintrags.

Für Rechnungs- und Mahnungsformulare steht die Variable [[$debitor]] „Debitorennummer des Rechnungsempfängers“ zur Verfügung.

Export von Rechnungsdaten und Debitoren

Mit einem neuen Button unterhalb der Rechnungsliste können mit HiOrg-Server erstellte Rechnungen nun als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden. Verschiedene Filter- und Sortiermöglichkeiten helfen bei der Auswahl. Dabei zeigt das System auch an, welche Rechnungen bereits zu einem vorherigen Zeitpunkt exportiert wurden.

Debitoren können über den Link unterhalb der Debitorenliste exportiert werden. Auch ein Import von Debitoren ist möglich, über die bereits bestehenden Assistenten im Bereich System > Datenpflege > Import: die Debitorennummern werden dann bei den Stammdaten des Kunden gespeichert.
(Die genannten Export-/Importfunktionen sind den Versionen HiOrg-Server PRO / KURSE vorbehalten.)

Export von Rechnungdaten für DATEV – Betatester gesucht

Momentan arbeiten wir außerdem noch an einem speziellen Datenexport für das DATEV-Format. Hier benötigen wir noch Betatester, die diese Funktion gerne ausprobieren würden.
Bitte schreiben SIe uns bei Interesse eine kurze Nachricht, wir melden uns dann bei Ihnen. Herzlichen Dank!

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Abwesenheiten über die App eintragen

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HiOrg-Server App v3.5.2

Vor einigen Tagen konnten wir von der neuen Übersicht zur Personalverfügbarkeit berichten. Voraussetzung für die sinnvolle Nutzbarkeit dieser Funktion ist natürlich eine aktive und zeitnahe Pflege der Abwesenheiten durch alle Helfer.

Uns ist bewusst, dass viele Nutzer die Mobilgeräte-App der Desktop-Version von HiOrg-Server vorziehen. Um die Pflege von Abwesenheiten möglichst einfach zu gestalten, können diese ab Version 5.3.1 direkt in der App eingetragen werden. Gerade haben wir Version 5.3.2 veröffentlicht, die auch einen Hotfix zur Behebung kleinerer Fehler enthält. Die Version wird gestaffelt ausgerollt und sollte in Kürze für alle Nutzer verfügbar sein. Zusätzlich erfüllen wir damit einen Wunsch mit 45 Votes von unserer Wunschliste.

Bitte geben Sie die Information an Ihre Mitglieder weiter. Eventuell muss ein manuelles Update vorgenommen werden, das hängt von den Geräteinstellungen des jeweiligen Nutzers ab.

Auch wenn aufgrund der aktuellen Situation das Osterfest in diesem Jahr bei vielen anders als sonst aussehen wird, wünschen wir Ihnen, Ihren Familien und Mitarbeitern frohe Ostern, alles Gute und bleiben Sie gesund.

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