Wie schon im Bereich der Einsätze, können in Kürze auch für Termine eigene Formulare hinterlegt werden. Diese werden in bekannter Weise mittels unserer Systemvariablen mit hinterlegten Daten ausgefüllt, und lassen sich dann bequem ausdrucken. Die Vorlage für eine Anwesenheitsliste werden wir bereits zum Start im Server hinterlegen, weitere Vorlagen können unter System > Einstellungen > Formulare angelegt werden.
Für den Zugriff auf diese Vorlage in der Detailansicht wird standardmäßig das Benutzerrecht termine benötigt, dies kann jedoch vom Adminstrator geändert werden.
Zusätzlich werden wir die Ansicht der Termindetails optisch ein wenig ansprechender gestalten.

Export von Helferstunden

Einen kleinen Nachtrag gibt es noch im Bereich der Helferstunden.
Dort steht seit dem letzten Update eine Export-Funktion zur Verfügung, mit der alle Helferstunden als übersichtliche Tabelle in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden können. Um dem Schatzmeister die Auszahlung zu erleichtern, runden der berechnete Auszahlungsbetrag und hinterlegte Kontodaten die Ausgabe ab. Als nächste Erweiterung ist in diesem Bereich u.a. das Einreichen eigener, einsatzunabhängiger Helferstunden durch (entsprechend freigeschaltete) Helfer geplant.

Wartung HiOrg-ServerAm Sonntag, den 16.06.2013, werden wir den HiOrg-Server gegen 22 Uhr für etwa eine Stunde in einen Nur-Lesen-Modus versetzen. In dieser Zeit werden wir die Datenbank-Struktur für die Helferstunden umstellen, um zukünftige Erweiterungen (Wünsche „Eigene Stunden einreichen“, „Stunden schreiben für die Umsetzung von Aufgaben“) möglich zu machen. Unmittelbar nach dem Update werden Sie noch keine neuen Funktionen im HiOrg-Server finden, da diese Änderungen nur die Datenbank-Struktur im Hintergrund betrifft.

Seit einigen Stunden gibt es leider in manchen Fällen Probleme beim SMS-Versand über HiOrg-Server. Die Ursache des Problems liegt bei dem von uns genutzten Gateway für SMS-Versand (Fivemile-Networks / „GroupAlarm“), dort wird der Fehler derzeit analysiert.

Wenn eine SMS nicht korrekt versandt werden konnte, wird/wurde diese natürlich Ihrem SMS-Konto im HiOrg-Server auch nicht belastet.

Update 19:20 Uhr: Das Problem wurde soeben gelöst, der SMS-Versand über HiOrg-Server ist nun wieder in gewohnter Stabilität verfügbar.
Ursache war ein Serverfehler bei Fivemile-Networks, welcher am gestrigen Abend dort einen notfallmäßigen Serverumzug, sowie in der Folge die Anpassung einiger Schnittstellen notwendig machte.
Wir bitten Sie um Entschuldigung für eventuell entstandene Unannehmlichkeiten.

Wartung HiOrg-ServerAm Sonntag, den 26.05., werden wir gegen 22 Uhr eine Wartung unserer Server durchführen. Dabei werden hauptsächlich Betriebssystem-Updates eingespielt und Vorbereitungen für neue Features des HiOrg-Servers getroffen. Der HiOrg-Server wird 1-2 Stunden nur eingeschränkt oder gar nicht erreichbar sein. Wir empfehlen in dieser Zeit keine Änderungen durchzuführen.

Durch unsere fleißigen freien Mitarbeiter können wir die Wartezeit auf die Neuerungen im komplett neu programmierten Materialsystem mit einigen anderen, kleineren Updates versüßen. Folgende Änderungen werden in der Nacht von Sonntag, 05.05.13 auf Montag, 06.05.13 freigeschaltet.

Altersbeschränkung Helfermeldung

Zukünftig können beim Anlegen von Einsätzen und Terminen Altersschranken angegeben werden. Ältere bzw. jüngere Mitarbeiter, aber auch Benutzer welche im HiOrg-Server kein Geburtsdatum hinterlegt haben, dürfen sich für diese Veranstaltungen nicht anmelden. Somit z.B. kann Jugendlichen die Teilnahme an Einsätzen nach 22 Uhr vorenthalten bleiben oder Jugend-Organisationen können Veranstaltungen mit engen Altersgrenzen ansetzen, ohne sich selbst weiter darum kümmern zu müssen, wer daran teilnehmen darf.

Opt-In statt Opt-Out bei Datensichtbarkeit

Bisher waren bei neu angelegten Mitgliedern immer alle Datenfelder für alle anderen Mitglieder sichtbar geschaltet. So konnten unter Umständen persönliche Daten eingesehen werden, bevor das Mitglied selbst dazu kam die Einstellungen zu ändern. Zukünftig ist die Sichtbarkeit bei neuen Mitgliedern grundsätzlich deaktiviert und die Mitglieder müssen aktiv entscheiden, was andere Nutzer einsehen dürfen.

weitere Datenfelder zu Mitgliedern

Die Mitgliedsdaten wurden um einige Angaben erweitert:

  • Arbeitgeber
  • Angehörige
  • Kleidergrößen: Handschuhgröße & Gürtellänge
  • Nr. / Ablaufdatum von Dienstbuch und Ausweis werden nun getrennt erfasst
  • Wechseldatum von der Jugendorganisation

Helferstunden-Speicherung

Bis jetzt wurden bei Helferstunden-Einträgen nur die geleisteten Stunden einzelner Helfer gespeichert. Da aber die genaue Einsatzzeit durchaus von der Einteilung abweichen kann und dokumentiert sein sollte, werden in Zukunft die kompletten Zeiten (Start und Ende) der einzelnen Helfer minutengenau gespeichert.

Geburtstags-E-Mail

Nach dem Anmelden werden auf der Übersicht die anstehenden Geburtstage angezeigt. Hier wird es einen zusätzlichen Link geben, der es erlaubt, dem Mitglied direkt eine persönliche E-Mail zu schreiben. Je nach Berechtigungen des angemeldeten Nutzers wird der E-Mail-Versand über das Rundmail-Modul des HiOrg-Servers oder das eigene E-Mail-Programm des jeweiligen Nutzers vorgeschlagen.

Änderungen Breitenausbildung

In Vorbereitung auf Schnittstellen mit anderen Webseiten zur Suche von Kursen im Umkreis haben wir zwei kleine Änderungen vorgenommen. Diese sind auch dann  relevant, wenn Sie vorerst nicht planen diese Schnittstellen zu nutzen. Natürlich werden Ihre Daten auch in Zukunft nur mit Ihrer Zustimmung über die Schnittstellen freigegeben.

  • Beim Auftraggebern / Veranstaltern von Kursen wird zukünftig die Postleitzahl und der Ort in getrennten Eingabefeldern abgefragt. Die bestehenden Einträge werden wir in dieses Schema konvertieren.
  • In den Eigenschaften der Kurstypen kann zu jedem Ihrer Kurstypen der dazu passende „organisationsübergreifende  Kurstyp“ zugeordnet werden. Dadurch werden die innerhalb jeder Organisation etwas anders benannten Kursbezeichnungen überregional vergleichbar.

Konkret arbeiten wir derzeit an einer Schnittstelle mit der Webseite http://www.rotkreuzkurs.de, welche demnächst deutschlandweit für die einfache Suche nach LSM-Kursen bei DRK-Organisationen eingeführt werden soll. Wir planen zusätzlich auch eine eigene Webseite, über welche sich ganz einfach alle Kurse unserer teilnehmenden Kunden in einem Umkreis finden lassen.

Auf Grund erhöhter Nachfrage bieten wir nun einen zusätzlichen Termin an einem Samstag (besonders interessant für Ehrenamtler) für unsere Schulung „HiOrg-Server für Admins & Key-User“ an. Diese findet am Samstag, den 01. Juni 2013 in Saarbrücken statt, der genaue Veranstaltungsort wird noch bekanntgegeben.

Sicherlich haben Sie bereits unsere Informationen zu den Anwenderschulungen erhalten oder auf anderem Wege von unseren Anwenderschulungen erfahren. Ansonsten hier nochmals alle Eckdaten:

Gleich richtig durchstarten!

Damit Sie von Anfang an mit der Software produktiv arbeiten und Berührungsängste erst gar nicht aufkommen, bieten wir nun Schulungen für HiOrg-Server an. Dort erarbeiten wir mit Ihnen die optimale Konfiguration für Ihre konkreten Bedürfnisse und machen auch den Ansprechpartner Ausbildung fit für seine tägliche Arbeit. Zusätzliche Praxisanleiter gewährleisten eine persönliche Betreuung der Teilnehmer, so dass auch komplexere Sachverhalte und individuelle Fragen intensiv behandelt werden können. Als kleines Sahnehäubchen gibt es Eindrücke aus der aktuellen Entwicklung und exklusive Einblicke in zukünftige Funktionen. Eine (optionale) Besichtigung unseres Hochverfügbarkeits-Rechenzentrum rundet den Schulungstag ab. Und zwischendurch haben Sie Gelegenheit, sich mit anderen Admins auszutauschen und mit den Machern von HiOrg-Server ein wenig zu plaudern.

Reservieren Sie sich jetzt Ihren Platz zum Sonderpreis

Momentan können wir Ihnen unsere Schulung zum Einführungspreis in Höhe von je 189,- EUR (Normalpreis 329,- EUR) anbieten. Um eine individuelle Teilnehmerbetreuung zu gewährleisten, sind pro Schulungstermin nur 14 Plätze vorgesehen. Wir empfehlen eine zeitnahe Reservierung: Die Reihenfolge der Online-Anmeldung ist für die Vergabe der Restplätze entscheidend.

Damit Sie ein richtig „frohes Fest“ feiern können, gibt es aus unserer Entwicklungsabteilung ein paar kleine Überraschungs-Geschenke für alle:

  • Erfassung und statistische Auswertung der Hilfeleistungen
    Nach Einsatzende wird in Zukunft abgefragt, wie viele Hilfeleistungen und Transporte bei diesem Einsatz durchgeführt wurden.
    Im Menü „Einsätze“ finden Sie einen neuen Menüpunkt, um die ermittelten Zahlen nach verschiedenen Kriterien gefiltert auswerten zu können. Eine schicke grafische Aufarbeitung rundet diese Statistik ab.
    In einem zukünftigen Update wird diese Abfrage um weitere Details ergänzt (bspw. gefahrene km, Spesen, Materialverbrauch).
    Falls Sie diese Funktion gar nicht nutzen wollen, können Sie die Abfragen/Bestätigungen im Bereich „System – Features“ komplett deaktivieren.
  • Tabellen-Filter

    Über den Tabellen der Einsätze und Termine gibt es nun einen Filter, der die Liste nach Kategorien, Gruppen, Einsatztypen, und/oder einen freien Suchtext filtern kann.
    Da diese Filter sofort auf die angezeigte Tabelle wirken, ohne dass die Seite neu geladen werden muss, macht die Benutzung richtig Spaß!
    Im kommenden Jahr werden ähnliche Filter auch für weitere Listen ergänzt.
  • SPDY: HiOrg-Server auf Speed !
    Wir haben in der Serverkonfiguration das neue, seit diesem Herbst als stabil eingestufte Übertragungsprotokoll SPDY (sprich: speedy) aktiviert.
    Wenn Sie einen kompatiblen Browser (Google Chrome, Mozilla Firefox oder Opera) benutzen, kann der Seitenaufbau von HiOrg-Server dadurch 2-3 fach schneller sein!
  • IPv6: wir sind bereit !
    Ab sofort können alle unsere Server auch über das IPv6-Protokoll kommunizieren. Auch wenn wir damit rechnen, dass wohl erst Mitte 2013 die ersten „echten“ Benutzer HiOrg-Server über dieses Protokoll erreichen wollen, können wir bereits jetzt völlig entspannt der zunehmenden Nutzung der neuen Technik entgegensehen.

Ein ganz herzliches Dankeschön sagen wir allen unseren Nutzern und Admins, die uns durch ein ereignisreiches Jahr 2012 begleitet haben!
Ihre Anregungen, Ideen und Feedback haben uns geholfen, HiOrg-Server immer weiter zu verbessern, so dass Sie effektiver arbeiten können. Ihr Lob, Empfehlungen an Kollegen, sowie Facebook-Likes helfen, HiOrg-Server immer bekannter zu machen. Damit motivieren Sie uns bei der Arbeit, ermöglichen den Betrieb von HiOrg-Server auf hohem technischen Niveau, und sichern die stetige Erweiterung unseres Teams mit qualifizierten Mitarbeitern!

Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage, ein schönes Weihnachtsfest und einen gesunden Start in ein neues Jahr 2013 !

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung (und dank SPDY schneller als je zuvor) alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden bis zum 2.1.2013 viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei „die Akkus aufladen“. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst.